O crachá como identificação corporativa é uma das últimas coisas que uma empresa decide, mas é a primeira a dar problema. 

No início, ele parece só um cartão com foto e nome, então essa decisão é postergada e é definida depois pelo menor preço da unidade. Quando tudo é feito na pressa, podem surgir alguns empecilhos como cada setor acabar com um resultado levemente diferente ou a leva, que foi feita agora, já pedir reposição.

Esses problemas surgem na hora do pedido, com detalhes que precisavam de um maior planejamento. Qual tecnologia o sistema lê? O que deve (e não deve) aparecer no cartão? Quais acessórios evitam desgaste? Como pedir reposição sem passar pelo mesmo processo depois?

Perguntas como essas antes da primeira leva deixam a organização bem prática, a produção não demora tanto tempo e o novo crachá vai sair exatamente como o anterior. 

Esse breve guia foi feito para organizarmos essas escolhas na ordem em que valem a pena ser feitas (tecnologia, dados no cartão, acessórios e rotina de reposição), para que o crachá que você pedir hoje continue funcionando no próximo pedido.

O que é identificação corporativa numa empresa

Identificação corporativa é o conjunto de elementos que permite reconhecer quem faz parte da empresa e organizar acessos e padronização das credenciais. Isso inclui o crachá para empresa, os dados exibidos no cartão, a tecnologia de leitura e os acessórios de uso.

Quando empresas tratam essa escolha como um simples detalhe visual, surge boa parte dos retrabalhos. Um crachá pode precisar apenas identificar colaboradores ou ele também pode liberar portas e registrar ponto. Quando essas necessidades são definidas antes do pedido, fica mais fácil escolher o melhor modelo.

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Os quatro usos do crachá que costumam vir misturados

Um único cartão pode cumprir diferentes funções, mas é preciso ter essas necessidades claras, ou as chances de você escolher uma tecnologia e material que não atendem ao que sua empresa precisa aumentam..

Identificação visual da equipe

Uma das funções mais utilizadas é facilitar o reconhecimento de colaboradores, visitantes e prestadores de serviço.

Então, ter foto, nome e cargo já é o suficiente para tornar a identificação rápida, enquanto pequenas distinções na cor ou acabamento ajudam a distinguir perfis sem alterar todo o layout do crachá.

Controle de acesso a áreas restritas

Em diversas empresas, o cartão também controla o acesso de áreas ou documentos por crachá, liberando apenas pessoas autorizadas a fazerem determinada coisa.

Diferentes níveis de permissão podem ser definidos por função, de forma que áreas sensíveis, como setor financeiro ou almoxarifado, fiquem restritas a quem tem autorização. 

Ou seja, a conferência manual não é necessária e ainda fica registrado quem passou por cada ponto e como, aumentando a segurança.

Registro de ponto

Quando integrado ao sistema adotado pela empresa, o crachá também pode registrar entradas e saídas.

Um mesmo cartão pode marcar o ponto e liberar o acesso, o que evita manter dois meios de identificação separados para o colaborador. Para isso funcionar, a tecnologia precisa acompanhar a forma como a marcação é feita, mas vamos elaborar isso daqui a pouco!

Credenciamento de visitantes e terceirizados

O fluxo não pode ser o mesmo quando comparamos colaboradores fixos de visitantes e equipes terceirizadas.

Um crachá específico para esse público vai facilitar o cadastro e manter a organização de quem está em circulação, além de tornar a devolução da credencial mais simples na saída.

Código de barras, QR Code ou proximidade: qual escolher

Essa escolha vai depender principalmente do fluxo de pessoas e da estrutura de leitura que a empresa já possui, considerando também o orçamento disponível.

Por exemplo, quanto maior a circulação diária, mais sua empresa vai valorizar a velocidade e facilidade de leitura por crachá.

Código de barras

O código de barras atende empresas que buscam uma solução econômica e compatível com sistemas já existentes.

Funciona bem quando o volume de acessos é menor e a leitura acontece de forma organizada. Em locais com grande circulação, entretanto, pode perder agilidade por exigir posicionamento correto diante do leitor.

QR Code

O crachá com QR Code é uma alternativa ótima quando a leitura é feita por câmera ou até mesmo por aplicativos em celulares.

Também permite associar o cartão a informações já existentes no digital, formulários ou sistemas internos. Porém, em ambientes com catracas de muito fluxo, o tempo de leitura é menos eficiente comparado a outras tecnologias.

Tecnologia de proximidade

Já o crachá de proximidade utiliza radiofrequência para realizar a leitura sem contato físico. 

Por isso é indicado para empresas com grande movimentação, registro de ponto ou controle de acesso frequente, já que a identificação acontece por simplesmente aproximar o cartão do leitor. 

Em estruturas simples e com orçamento mais limitado, esse investimento pode não ser necessário.

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Cordão, porta-crachá e roller clip mudam a vida útil do cartão

Os desgastes de um crachá são raramente culpa da impressão, por isso é importante tomar cuidado durante o uso. Um cartão de PVC pode manter sua boa aparência por um a dois anos quando acompanhado de acessórios adequados que o protegem do manuseio constante.

Por exemplo, um roller retrátil oferece muita praticidade para empresas que utilizam leitores no expediente, evitando que o colaborador precise retirar seu crachá todas as vezes.

Já o porta-crachá rígido ajuda muito em quase todo ambiente, principalmente os industriais ou com maior exposição a impactos, pois reduz dobras e protege a impressão. Inclusive, evitando o contato direto com suor, perfumes e qualquer substância que possa acelerar o desgaste ou comprometer a leitura de informações.

Além disso, o cordão para crachá com trava de segurança oferece uma camada extra de proteção ao se soltar quando sofre tração. E, por fim, podemos mencionar que os cordões transmitem padronização e profissionalismo da equipe de forma instantânea.

Como padronizar o layout em empresas com vários setores

Possuir um layout padronizado facilita a emissão de novos crachás e reduz muito os ajustes sempre que alguém mudar de função ou um novo colaborador entrar na empresa.

O ideal mesmo é manter uma base única, com logotipo e tipografia consistentes, enquanto a diferenciação entre áreas acontece nos detalhes. Como uma faixa lateral/no rodapé ou na cor do cordão, preservando a padronização de crachá sem criar várias versões do layout.

No conteúdo do cartão, o nome precisa ser destaque, seguido de cargo e código interno. Se houver foto, precisa ser recente e facilmente reconhecível. Também existe um tamanho padrão de 5,4 x 8,6 cm, que é compatível com catracas e a maioria dos acessórios disponíveis no mercado. 

Quais dados não devem aparecer no crachá

A Lei nº 13.709/2018 (LGPD) adota o princípio da necessidade, ou seja, somente os dados indispensáveis para a finalidade da identificação devem ser utilizados.

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Como organizar reposição e entrada de novo colaborador

Como mencionamos anteriormente, a reposição se torna mais simples apenas por existir um layout padrão aprovado, com informações e fluxo definido para novas emissões.

Assim, mudanças de equipe, admissões e segundas vias não vão ficar dependendo da criação de uma nova arte a cada solicitação.

No onboarding, o cuidado principal é o tempo, já que pedir a foto e os dados do novo colaborador alguns dias antes dele começar evita da portaria ter que improvisar uma autorização. Inclusive, manter alguns cartões provisórios de visitante na recepção resolve o intervalo até a via definitiva ficar pronta.

Para empresas que admitem com frequência, abrir um novo pedido a cada crachá consome tempo do administrativo desnecessário. Então vale considerar o modelo de saldo, que funciona como um crédito: a empresa contrata um volume antecipado e vai usando conforme as emissões aparecem, sem repetir cotação e aprovação toda vez. Com isso, o valor por unidade também tende a cair em volumes maiores, e um lote mínimo definido no início já deixa a produção mais previsível.

Crachá temporário para eventos e visitantes

As credenciais não precisam sempre seguir o mesmo padrão que é utilizado pelos colaboradores fixos. Em eventos e visitas técnicas, materiais descartáveis ou reutilizáveis atendem melhor à necessidade do período.

Até os acessórios de proteção possuem outras alternativas, uma bolsa plástica transparente protege a impressão e facilita a troca do impresso interno. Cores de destaque e uma validade impressa de forma visível completam o conjunto, tornando a identificação rápida durante toda a permanência do visitante.

E é bom lembrar que a credencial reutilizável só compensa com um controle de devolução na saída, senão o que deveria economizar acaba virando reposição. 

Como pedir crachás na Alfa Art

Empresas de Manaus e região podem contar com atendimento e produção local, o que facilita ajustes no layout e novos pedidos conforme a necessidade de cada equipe. 

A Alfa Art produz crachás em PVC com impressão direta no cartão e atende pedidos sob demanda, inclusive para empresas que precisam de pequenas quantidades ou grandes volumes com saldo.

O processo também é simples, com atendimento direto, é só falar com a equipe que o resto se resolve de forma simples. Depois de enviar os nomes, fotos e informações que deverão aparecer no cartão, você escolhe os acessórios desejados, aprova o layout e aguarda a produção. 

Para quem procura crachá para funcionário em Manaus, esse fluxo mantém o padrão do crachá a cada novo pedido.